Comment organiser votre boite mail


Si vous avez une adresse mail et que vous recevez de nombreux messages, ce qui est particulièrement le cas si vous êtes abonné à une ou plusieurs newsletters ou liste de diffusion, alors vous risquez très vite de vous perdre dans l'amas de mails qui vont se succéder les uns après les autres dans votre messagerie. Voici mes astuces pour l’organiser et la gérer.

Commencez par le désencombrement de la boite mail :

1- Se programmer une matinée de travail pour trier votre boite mail, et oui cela ne va pas se faire par magie ! Ce peut être moins si vous consultez régulièrement vos mails.

2- Vider votre boite mail en commençant par les mails les plus anciens :

a. Supprimer les mails dont la date d’action est passée

b. Profitez-en pour vous désabonner des newsletters ou abonnements que vous ne lisez pas. En bas de chaque mail, vous devez avoir un lien pour le faire.

3- Créer des sous- dossiers pour gérer et archiver vos mails que vous souhaitez garder. Plusieurs possibilités en fonction de vos besoins :

a. « À traiter URGENT » ou « à traiter aujourd’hui » ou « à traiter dans 24h »

b. « À traiter » ou « à traiter dans la semaine »

c. « Autres messages »

d. Et un dossier par thème : « Travail », « banque », « impôts », « école », « famille »,….

4- Créer une adresse mail spécialement pour les publicités.

5- Regrouper toutes vos adresses mails dans le même outil de gestion, gmail ou outlook, par exemple.

6- Prévoir une réponse automatique type « Bonjour, j’ai bien reçu votre mail, il sera traité dans les meilleurs délais. Cordialement ». Cela donne déjà une info à l’expéditeur, évite les éventuelles relances et ne vous met pas la pression pour répondre.

Gérez les mails au quotidien, rien de plus simple.

1- Désactiver les notifications qui vous alertent quand arrive un mail afin de ne pas vous retarder dans votre action du moment.

2- Prévoir dans votre planning des sessions pour consulter les mails en fonction de vos besoins. Soit une fois à deux fois par jour (pas plus) ou une fois par semaine.

3- Pendant cette session, lisez les mails un par un :

a. Supprimer de suite les mails inutils et désabonnez-vous des inutiles.

b. Si un mail est urgent, imprimez le ou classez le de suite dans le dossier à traiter

c. Si un mail demande une réponse dans un délai plus ou moins long, laissez- le dans « à traiter » mais programmez de suite dans votre agenda le jour où vous devez répondre.

d. Vous pouvez ensuite les traiter en fonction de leur ordre de priorité.

Et voilà, maintenant, c’est à vous…


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